Gestiona Stakeholders: ¡impulsa el proyecto!

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Aunque entiendo haber gestionado Stakeholders (Interesados) desde muy poco de iniciada -de manera formal- mi carrera profesional, allá por el año 1993, debo reconocer que no lo hice sino hasta el año 2011 de manera consciente.

De las referencias que manejo, en el año 1984, R. Edward Freeman en su libro "Strategic Management: A Stakeholder Approach" ya dejaba como base explícita los diferentes métodos para identificar y clasificar stakeholders y herramientas para analizar el poder, la legitimidad y la urgencia de las demandas de los mismos y, de paso, mapear las diferentes relaciones entre ellos en una organización.

Ahora, a consideración de cómo pueda “sonar”, seré muy pero muy atrevido, y es que es altamente probable que tanto tú como yo hayamos “utilizado” esta gestión -casi sin saberlo- desde muy pequeños de manera instintiva, intuitiva o, dicho en términos más técnicos, empírica.

Entonces, para efectos estrictamente didácticos y plantear un marco introductorio al presente artículo, utilizaré -de manera forzada- la Gestión de Stakeholders en el plano familiar. Aunque no se hable de ella con ese nombre, sino más bien se referencien términos como: dinámica familiar, negociación familiar o, incluso, resolución de conflictos familiares, muchos de los principios y herramientas de este tipo de gestión son aplicables.

Veamos. En el seno familiar, incluso desde niños, ¡claro! con alcance limitado, el devenir de los días nos permite reconocer, en mayor o menor grado, “cómo es”, “cómo se comporta”, “qué opinión tiene”, o simplemente “cuál será la postura” de cada uno de los integrantes de la familia en distintas situaciones. Nuestros padres, nuestros hermanos, nuestros primos, nuestras parejas, ¡nosotros mismos! y cualesquiera que tengamos alrededor han forjado su conducta y comportamiento de acuerdo, entre otros muchos factores, a su circunstancia. Por ello, cuando de opiniones, requerimientos, gustos y pareceres se trate, o cuando “necesitamos algo” de alguno de ellos, sabremos plantear “estrategias” y “herramientas” adecuadas para cada caso y para cada ocasión. Será muy difícil que “la misma fórmula” pueda ser aplicable siempre. De hecho, sin perjuicio que nos “suela funcionar” alguna, aportaremos matices, ya sea para mejorar, suavizar, o incluso imponer la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones entre los miembros de la familia.

Es decir, y de manera muy resumida, iremos “modulando” nuestra “posición” conforme sea el o los miembros de la familia y el escenario.

Aunque algún purista pueda decir, y con justa razón, que lo que estoy presentando suena algo exagerado, le daré la diestra y no me meteré en cuestiones en las que, en definitiva y en estricto rigor, saldré perdiendo.

Así que, presentado lo anterior y esperando que realmente haya aportado entendimiento base, encausaré este artículo considerando su plano más técnico.

Entonces, a lo que venimos. La Gestión de Stakeholders es un tipo de gestión fundamental en la Gestión de Proyectos. De hecho, tanto como lo podría ser en la Gestión de Servicios -de lo cual nos encargaremos en otro artículo- y en tantos otros tipos de gestión en la que pueda ser aplicable -por simple inspección y- a manera de “complemento” como en: la Gestión de Cambios, la Gestión de Riesgos, la Gestión de las Comunicaciones; o en otros ámbitos como en el caso del Marketing, Ventas, Operaciones; o, por último, en escenarios en los que se requiera acordar términos y alcances como en los de Responsabilidad Social Corporativa, por ejemplo.

Sin perjuicio de ello, su impacto e injerencia en la Gestión de Proyectos, presenta características únicas y aplicables a ella.

Atendiendo a su definición, la Gestión de Stakeholders se enfocará en identificar, analizar y gestionar a las personas o grupos que pueden afectar o verse afectados en el proyecto. Esto es, internos y externos. Activos y pasivos. Directos e indirectos. Su objetivo: asegurar su apoyo y compromiso para el éxito del proyecto.

Mas ¿qué características únicas y aplicables tiene la Gestión de Stakeholders en la Gestión de Proyectos? Veamos:

1. Enfoque en el proyecto:

• Rescatando parte de la definición, se enfocará en los stakeholders que pueden afectar o verse afectados en el proyecto, no en la organización en general.

• Girando –“caprichosamente”– el enfoque, se analiza el impacto del proyecto en los stakeholders y cómo este puede afectar el éxito del mismo.

2. Temporalidad:

• Importante, recordar la temporalidad -por propia naturaleza de los proyectos-. Por lo tanto, esta gestión también es temporal, ya que comienza con la definición del proyecto y termina con su cierre.

• Ciertamente, se debe adaptar la estrategia de gestión: más directo, más flexible, más transparente, más objetivo, o menos de cada "cosa" según el stakeholder y a las diferentes fases del proyecto.

3. Dinamismo:

• Aunque puede depender de la naturaleza y del plazo del proyecto, los stakeholders pueden cambiar a lo largo del proyecto, por lo que es importante monitorizar y actualizar la estrategia de gestión de los stakeholders.

4. Comunicación específica:

• Se requiere una comunicación clara y efectiva con los stakeholders; de ser necesario, específica para cada uno ellos, para asegurar su comprensión del proyecto y su compromiso con el mismo.

En síntesis, cuando se te encomienda, como Gestor de Proyectos, el gestionar a los stakeholders, esto implica el crear relaciones positivas y proactivas con todas las partes interesadas para impulsar las aristas del proyecto.

De hecho, asegurar -con tu mejor esfuerzo-: un proyecto exitoso.